Medarbejderne i ældreplejen i Sønderborg Kommune skulle tidligere udfylde 92 papirskemaer. Nu skal de udfylde et enkelt. Det er et af de resultater, som Sønderborg Kommune har opnået i et forbedringsprojekt, der viser et stort potentiale til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen.
Projektet, der hedder ”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren”, er gennemført i hjemme- og sygeplejen samt på kommunens plejecentre fra december 2020 til oktober 2022. Formålet har været at finde en metode til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger gennem forenkling af dokumentation. Det er begyndt som et pilotprojekt, men er nu ved at blive spredt til alle 3.000 borgere på området.
– Vi har ryddet op i netop antallet af papirer, ændret i tekniske løsninger og skabt en anden måde at arbejde på. Samtidig har vi øvet os på at ændre kulturen internt for at komme i mål, men også i arbejdet med borgerne, siger formand for Social-, Senior- og Handicapudvalget i Sønderborg Kommune, Stefan Lydal i en pressemeddelelse.
Målbare resultater
Blandt projektes konkrete resultater er, at 92 papirskemaer, der før var i brug på plejecentre og i hjemme- og sygeplejen, er fjernet. Det betyder, at der nu kun er ét papirskema hos borgeren: medicinlisten. Tidligere kunne der sagtens være flere skemaer hos den samme borger. 74 papirskemaer er helt udgået, mens de resterende er integreret i det elektroniske system, så lovkrav efterleves, og så der dokumenteres ens alle steder i kommunen.
Samtidig er mængden af interne beskeder blandt medarbejderne halveret fra 715 til 371 om ugen, ligesom nu kun 4 i stedet for 45 sygeplejersker varetager opgaven med at udsøge ændringer i Fælles Medicinkort. Desuden er 10 digitale arbejdsgange gentænkt, redesignet og forbedret. Det sparer medarbejderne for tid og frustrationer og minimerer risikoen for fejlindtastninger.
En af de arbejdsgange, der er ændret er, at dokumentation ikke længere først sker bagefter eller sidst på dagen på kontoret. Nu dokumenteres der hos borgerne, hvilket betyder, at der tilbringes mere tid hos borgerne, og at borgerne inddrages og ved, hvad der dokumenteres om dem. Det mindsker risikoen for fejl og giver større tryghed for borgerne. Samtidig giver det et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, der ikke skal være nervøse for at glemme ting, da der dokumenteres med det samme.
– Tidligere foregik dokumentation efter besøget, fordi medarbejderne havde en antagelse om, at det ville være uhøfligt at dokumentere hos borgerne. Men det viser sig, at de synes, at det er fint, der dokumenteres i hjemmet, fordi de bliver mere inddraget og alt registreres med det samme, så der ikke overses noget, fortæller Stefan Lydal.
Patientforening ser stort potentiale
Projektet er gennemført i samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed, og her ser direktør Inge Kristensen et stort potentiale i at udbrede projektets resultater til hele sundhedssektoren.
– Vi hører næsten dagligt historier i medierne om, hvordan manglen på arbejdskraft i sundhedsvæsenet påvirker ventetider, arbejdsmiljø og patientsikkerhed. Mange indsatser skal bringes i spil for at løse de komplekse udfordringer, og reducering af spild er en af dem, lyder det fra Inge Kristensen.
Hun peger på, at erfaringerne fra Sønderborg Kommune viser, at det er muligt at frigive tid til pleje og nærvær, hvis der ses grundigt på processer, arbejdsgange og kultur.
– Dokumentation er en del af kerneopgaven, men lige som alt andet, vi foretager os, skal vi selvfølgelig sikre os, at vi har de arbejdsgange, der er mest enkle og hensigtsmæssige. Det er respekt for både borgere og medarbejderes tid og er dermed også godt for borgernes tryghed og sikkerhed, siger Inge Kristensen.
Dansk Selskab for Patientsikkerhed har offentliggjort et inspirationskatalog med erfaringer og indsatser fra projektet i Sønderborg. I kataloget kan man finde inspiration til, hvordan man kan arbejdet med forenkling og kvalitet af dokumentation i ældreplejen og derved skabe mere tid og nærvær for borgere og patienter.